Vystavíte svou první fakturu a za týden přijde e-mail od zákazníka: „Potřebuju opravit fakturu, chybí tam DIČ.“ Nebo od účetní: „Tohle je špatně načíslované, musím to přeúčtovat.“ Chyba v faktuře neznamená jen papírování navíc – může zkomplikovat platbu, přivodit problémy s finančním úřadem nebo zdržet proplacení o celé týdny.
Přehledný průvodce níže vám ukáže, co faktura povinně musí obsahovat, jak ji správně číslovat a čeho se jako OSVČ vyvarovat.
Co je faktura a co není
Faktura je účetní doklad o prodeji zboží nebo poskytnutí služby. Důležité je vědět, čím faktura není:
- Není dokladem o zaplacení – zaplacení potvrzuje příjmový doklad nebo výpis z bankovního účtu.
- Zálohová faktura (proforma) není daňovým dokladem – slouží pouze jako výzva k platbě a nevstupuje do účetnictví.
- Dobropis není faktura – je to záporná faktura, která ruší původní doklad. Faktury nelze po vystavení mazat ani opravovat – lze je jen dobrobisovat.
Povinné náležitosti faktury – přehled
Náležitosti faktury se liší podle toho, zda jste neplátce nebo plátce DPH.
Faktura pro neplátce DPH
Pokud jste OSVČ a nejste plátcem DPH (a nevykonáváte soustavnou činnost, která by obrat přes 2 000 000 Kč za 12 měsíců přesáhla), vystavujete jednodušší fakturu bez DPH.
Povinné podle zákona:
- Jméno a příjmení (u fyzické osoby/OSVČ)
- Adresa sídla nebo místa podnikání
- IČO
- Údaj o zápisu v rejstříku: „Zapsán/a v živnostenském rejstříku“ (s uvedením příslušného úřadu, např. „…v Praze“)
Doporučené (pro přehlednost a bezproblémové proplacení):
- Údaje o odběrateli: jméno/název, sídlo, IČO (případně DIČ, pokud je plátcem DPH)
- Číslo faktury
- Datum vystavení
- Datum splatnosti
- Popis plnění: co bylo dodáno nebo provedeno
- Celková částka
- Číslo bankovního účtu a variabilní symbol
- Poznámka: „Nejsem plátce DPH.“
Důležité: Jako neplátce DPH v záhlaví faktury nikdy neuvádějte „Faktura – daňový doklad“. Toto označení náleží výhradně plátcům DPH. Pokud ho použijete, může zákazníkova účetní marně hledat DPH, které na faktuře není.
Faktura pro plátce DPH
Jako plátce DPH vystavujete daňový doklad – ke standardním údajům přidáváte:
- DIČ dodavatele i odběratele (pokud je odběratel také plátcem)
- Datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) – den dodání zboží nebo poskytnutí služby
- Základ daně (částka bez DPH)
- Sazbu DPH: standardní 21 %, snížená 12 %, nebo 0 %
- Vypočtenou výši DPH
- Celková částka s DPH
Lhůta pro vystavení: Plátce DPH musí fakturu vystavit do 15 dnů od DUZP nebo přijetí platby (podle toho, co nastane dříve). Neplátce DPH zákonem stanovenou lhůtu nemá, doporučuje se ale fakturu vystavit co nejdříve.
Přehledná tabulka náležitostí
| Údaj | Neplátce DPH | Plátce DPH |
|---|---|---|
| Jméno / název firmy | ✅ | ✅ |
| Adresa sídla | ✅ | ✅ |
| IČO | ✅ | ✅ |
| Zápis v rejstříku | ✅ | ✅ |
| Údaje o odběrateli (jméno, adresa, IČO) | doporučeno | ✅ |
| DIČ obou stran | ❌ | ✅ |
| Číslo faktury | doporučeno | ✅ |
| Datum vystavení | doporučeno | ✅ |
| DUZP | ❌ | ✅ |
| Datum splatnosti | doporučeno | doporučeno |
| Popis plnění + cena | doporučeno | ✅ |
| Základ daně | ❌ | ✅ |
| Sazba DPH | ❌ | ✅ |
| Výše DPH | ❌ | ✅ |
| Číslo účtu + variabilní symbol | doporučeno | doporučeno |
| Poznámka „Nejsem plátce DPH“ | doporučeno | ❌ |
Číslování faktury: jak na správnou číselnou řadu
Číslo faktury musí být jedinečné – žádné dvě faktury nesmí mít stejné číslo. Zákon nevyžaduje konkrétní formát, ale výslovně vyžaduje, aby šlo o nepřerušenou, chronologickou řadu.
Doporučené formáty:
2026001,2026002, … (rok + pořadové číslo)FV2026001(předpona + rok + číslo)2026/001(rok / číslo)
Co číslování nesmí narušovat:
- Nesmíte přeskočit čísla (nelze jít z 2026001 na 2026003, pokud 2026002 neexistuje).
- Nesmíte číslo opakovat ani přepoužít ze staré faktury.
- Číselná řada se typicky resetuje každý rok – v lednu začínáte znovu od 001.
💡Pokud používáte fakturační program, číselnou řadu hlídá automaticky a upozorní vás při nesrovnalosti.
Splatnost a platební údaje
Zákonná maximální splatnost mezi podnikateli je 30 dnů. Kratší splatnost si nic nezakazuje – u nových klientů doporučují praktikující OSVČ splatnost 7–14 dní, která snižuje riziko pozdní platby.
Platební údaje na faktuře:
- Číslo bankovního účtu – u tuzemských plateb ve formátu číslo účtu/kód banky (např.
123456789/0100), u zahraničí IBAN + SWIFT/BIC. - Variabilní symbol – standardně se používá číslo faktury. Zákazník ho zadá při platbě, vy tak platbu okamžitě spárujete.
- Způsob platby – bankovním převodem (nejběžnější), hotovostí nebo kartou.
Pokud vám zákazník nezaplatí včas:
- Zákon vám přiznává úrok z prodlení automaticky, bez předchozí dohody.
- Pohledávku lze vymáhat nejdéle 3 roky od data splatnosti (promlčecí lhůta). Po uplynutí může dlužník námitkou promlčení odvrátit soudní vymáhání.
Druhy faktur, které jako OSVČ vystavíte
Řádná faktura – základní doklad po dokončení zakázky nebo předání zboží. Je to účetní (a u plátců DPH i daňový) doklad.
Zálohová faktura (proforma faktura) – výzva k platbě zálohy nebo celé částky předem. Není účetním ani daňovým dokladem, nevstupuje do účetnictví a neúčtuje se o ní – zúčtuje se až přijatá platba. Nemusí mít zákonem předepsané náležitosti, ale vždy uveďte částku, popis plnění a platební údaje.
Vyúčtovací faktura – vystavujete ji po zaplacení zálohy. Je to pravý účetní (a u plátců DPH daňový) doklad, který vyúčtuje celé plnění a zohledňuje zaplacenou zálohu.
Dobropis (opravný daňový doklad) – záporná faktura, která ruší nebo opravuje původní doklad. Vystavujete ji při stornování zakázky, reklamaci nebo opravě chyby. Faktury nelze po vystavení mazat ani přepisovat – jedinou správnou cestou je dobropis.
Nejčastější chyby OSVČ při fakturaci
Toto je část, která v konkurenčních článcích chybí – a přitom je pro začínající OSVČ nejcennější.
1. „Nejsem plátce DPH“ na faktuře chybí Neplátci DPH tuto větu na faktuře vynechávají. Zákazníkova účetní pak přemýšlí, zda jde o nedoplatek DPH nebo chybu. Vždy větu přidejte – ušetříte dotazy i zdržení platby.
2. Záhlaví „Faktura – daňový doklad“ u neplátce DPH Opačná chyba: neplátce DPH použije šablonu s označením „daňový doklad“. Toto označení patří výhradně plátcům DPH. Pokud jste neplátce, stačí „Faktura“ nebo „Faktura za služby“.
3. Testování splatnosti na nulu – faktura bez data splatnosti Mnoho faktur nemá uvedené datum splatnosti. Zákazník pak platbu odloží nebo se vymlouvá, že termín neznal. Splatnost vždy uveďte – ideálně konkrétním datem (např. „Splatnost: 15. 6. 2026″), ne jen „do 14 dnů“.
4. Chybějící nebo špatný variabilní symbol Pokud zákazník zadá chybný variabilní symbol (nebo ho nevyplní), platbu nespárujete s fakturou – budete muset ručně dohledávat, od koho peníze přišly. Na faktuře vždy jasně napište: „Variabilní symbol: [číslo faktury]“.
5. Popis plnění je příliš vágní „Práce dle smlouvy“ nebo „Služby – říjen“ nestačí. Finanční úřad ani zákazníkova účetní nemůže z takového popisu poznat, co bylo skutečně dodáno. Pište konkrétně: „Grafický návrh loga – 8 hodin práce @ 1 200 Kč/hod.“
6. Fakturace bez IČO odběratele U neplátce DPH není IČO odběratele povinné, ale jeho absence komplikuje zákazníkovo účetnictví. Vždy IČO partnera doplňte – snadno ho ověříte v Živnostenském rejstříku nebo OR.justice.cz.
7. Oprava faktury přepsáním nebo mazáním Jakmile je faktura vystavena a odeslána, nelze ji opravovat. Správný postup je vystavit dobropis (zápornou fakturu), který původní doklad stornuje, a poté vystavit novou fakturu se správnými údaji.
8. Přeskočení čísel v číselné řadě Pokud smažete fakturu ze systému a číslo „přeskočíte“, máte v číselné řadě díru. Při daňové kontrole to vyvolá zbytečné otázky. Faktury nikdy nemažte – stornujte je dobrobisem.
9. Faktura vystavená na jiný den než DUZP (u plátců DPH) Pro plátce DPH je DUZP klíčový údaj – určuje, do jakého zdaňovacího období DPH patří. Záměna DUZP s datem vystavení nebo splatnosti je chyba, která může vést k pozdnímu přiznání DPH.
Jak fakturu vytvořit a odeslat
Word nebo Excel – nedoporučujeme: Bez automatického číslování, hlídání splatnosti a kontroly náležitostí je ruční tvorba faktur zdlouhavá a náchylná k chybám. Při větším počtu dokladů se rychle ztratíte v přehledu.
Online fakturační nástroje – doporučená volba:
- Fakturoid – jeden z nejrozšířenějších nástrojů v ČR, přehledné rozhraní, mobilní aplikace, automatické upomínky, párování plateb s bankou. Základní tarif zdarma.
- iDoklad – oblíbený u živnostníků, intuitivní, generátor šablon, 60 dní zdarma.
- Vyfakturuj.cz – jednoduchý online nástroj, vhodný pro méně frekventovanou fakturaci.
- mPohoda – komplexní účetní software, vhodný pro firmy s větším objemem dokladů.
Fakturační programy automaticky hlídají číselnou řadu, předvyplní údaje odběratele podle IČO a upozorní na chybějící náležitosti. Fakturu vyexportujte vždy jako PDF – editovatelné formáty (.docx, .xlsx) zákazníci odmítají nebo mohou být omylem upraveny.
Nejčastější otázky
Musím jako OSVČ vystavovat faktury? Ano, pokud prodáváte zboží nebo poskytujete služby podnikateli, jste povinni mu doklad vystavit. Zákon výslovně nestanovuje lhůtu pro neplátce DPH, ale fakturu byste měli vystavit co nejdřív po dodání – kvůli účetnictví i zdanitelnému příjmu.
Co je to DUZP a musím ho uvádět? DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění) je den, kdy bylo zboží dodáno nebo služba poskytnuta. Plátci DPH ho uvádět musí – určuje, do jakého zdaňovacího období DPH patří. Neplátci DPH DUZP uvádět nemusí, ale doporučuje se.
Jak opravit chybu v již odeslané faktuře? Nikdy fakturu nepřepisujte. Vystavte dobropis (zápornou fakturu) na celou původní částku, a poté novou fakturu se správnými údaji. Pokud jde o drobnou opravu, domluvte se se zákazníkem, zda stačí opravná faktura nebo dobropis.
Co je variabilní symbol a co tam mám napsat? Variabilní symbol je identifikátor platby. Standardní praxe: jako variabilní symbol uveďte číslo faktury. Zákazník ho zadá při bankovním převodu a vy platbu okamžitě spárujete.
Jak dlouho musím faktury uchovávat? Faktury jako daňové doklady musíte uchovávat nejméně 5 let od konce zdaňovacího období, ve kterém byla transakce uskutečněna. Plátci DPH musí uchovávat faktury dokonce po dobu 10 let.
Jaká je maximální splatnost faktury? Ze zákona platí maximální splatnost 30 dnů mezi podnikateli (v B2B vztazích). Kratší splatnost je možná – záleží na dohodě. Pokud zákazník svévolně nastaví delší splatnost v platebních podmínkách, máte právo trvat na zákonném limitu.
Mohu vystavit fakturu zpětně? Jako neplátce DPH zákon konkrétní lhůtu neurčuje. Faktura ale musí obsahovat správné datum plnění a musí být zahrnuta do správného daňového období. Jako plátce DPH musíte fakturu vystavit do 15 dnů od DUZP.
Co nesmí na faktuře chybět – přehled
| Co uvést | Neplátce DPH | Plátce DPH |
|---|---|---|
| Jméno, adresa, IČO | ✅ | ✅ |
| Zápis v živnostenském / obchodním rejstříku | ✅ | ✅ |
| Údaje o odběrateli | doporučeno | ✅ |
| DIČ obou stran | ❌ | ✅ |
| Číslo faktury (chronologická řada) | doporučeno | ✅ |
| Datum vystavení | doporučeno | ✅ |
| DUZP | ❌ | ✅ |
| Datum splatnosti | doporučeno | doporučeno |
| Popis plnění | doporučeno | ✅ |
| Základ daně, sazba a výše DPH | ❌ | ✅ |
| Číslo účtu + variabilní symbol | doporučeno | doporučeno |
| „Nejsem plátce DPH“ | doporučeno | ❌ |
Zlaté pravidlo: Pokud si nejste jistí, zda faktura obsahuje vše potřebné, použijte fakturační program – ten za vás zákonné náležitosti ohlídá a nedovolí vám odeslat neúplný doklad.
